Was sind Abschreibungen? Einfach erklärt

Abschreibungen zeigen, wie der Wert eines Gegenstands auf dem Papier über die Zeit abnimmt. Sie betreffen vor allem Dinge, die ein Unternehmen langfristig nutzt, wie Maschinen, Fahrzeuge oder Gebäude. Ziel ist es, den Wertverlust dieser Gegenstände korrekt in der Buchhaltung und der Steuerabrechnung zu erfassen.

Laut Handelsgesetzbuch (HGB) und Steuerrecht dürfen Abschreibungen den ursprünglichen Kauf- oder Herstellungspreis nicht überschreiten. Das bedeutet, dass ein Gegenstand nicht über seinen ursprünglichen Wert hinaus in der Bilanz dargestellt wird.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen kauft einen Computer für 2.000 Euro. Dieser Betrag stellt zunächst eine Auszahlung und eine Ausgabe dar, wird jedoch nicht sofort als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt. Stattdessen wird der Computer in der Bilanz auf der Aktivseite erfasst – dieser Vorgang wird Aktivierung genannt. Der Computer zählt damit als Vermögenswert des Unternehmens.

Die steuerliche Geltendmachung dieser 2.000 Euro erfolgt nicht sofort. Stattdessen werden die Kosten über die Nutzungsdauer des Computers verteilt – durch Abschreibungen. Jedes Jahr wird ein Teil der Anschaffungskosten als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst. Diese Abschreibungen mindern den steuerpflichtigen Gewinn und damit die Steuerlast des Unternehmens.

Die häufigste Methode, um Abschreibungen zu berechnen, ist die lineare Abschreibung. Dabei sinkt der Wert jedes Jahr um denselben Betrag. Für bestimmte Gegenstände gibt es auch die Möglichkeit der degressiven Abschreibung, bei der der Wert anfangs stärker sinkt und später langsamer.

Abschreibungen haben nur indirekt mit dem tatsächlichen Wert eines Gegenstands zu tun. Sie sind vielmehr ein rechnerisches Instrument, um die Kosten eines Gegenstands über seine Nutzungszeit korrekt zu verteilen.

Planmäßige Abschreibungen werden ausschließlich für langlebige, abnutzbare Wirtschaftsgüter vorgenommen, also Gegenstände, die über einen längeren Zeitraum genutzt werden und sich dabei verbrauchen. Kurzlebige Verbrauchsmaterialien wie Papier oder Kugelschreiber werden hingegen nicht planmäßig abgeschrieben, sondern sofort als Aufwand verbucht, zumindest wenn sie einen geringen Wert darstellen. Eine außerplanmäßige Abschreibung bedeutet, dass ein Gegenstand aufgrund unerwarteter Ereignisse, wie Schäden, Wertverluste oder Änderungen in der Nutzbarkeit, zusätzlich zum regulären Abschreibungsplan abgeschrieben wird, um seinen tatsächlichen Wert korrekt in der Buchhaltung darzustellen. Mehr dazu im nächsten Beitrag.

Autorin: Prof. Dr. Gabriele Schäfer